Инструкция: Использование Yougile при онбординге нового сотрудника
Ссылка на YouGile: https://ru.yougile.com
Подготовительный этап (до первого рабочего дня)
Для оформления доступа в YouGile новый сотрудник направляет запрос руководителю или проджект-менеджеру, указав свои ФИО, должность и дату выхода на работу. В ответ ему высылают логин и пароль на корпоративную электронную почту.
Контакты специалистов: https://disk.yandex.ru/i/Were2RlrpGhemA
Первый день: знакомство с системой
После создания аккаунта руководитель или проджект-менеджер отправляет сотруднику приглашение в YouGile на корпоративную электронную почту (если письма нет, то проверьте папку «Спам»).
Сотрудник принимает приглашение, меняет временный пароль и заполняет профиль: указывает ФИО, должность и загружает аватар для корректного отображения в системе.
После заполнения профиля в YouGile специалист устанавливает мобильное приложение YouGile на своё устройство — это позволяет оперативно отслеживать задачи, получать уведомления и быстро реагировать на запросы коллег.
Краткий обзор интерфейса Yougile
Задачи
Все задачи в YouGile делятся на три типа: личные (видны только вам), проектные (привязаны к конкретному проекту и доступны команде проекта) и групповые (над которыми совместно работают несколько специалистов). Правильная категоризация помогает поддерживать прозрачность и эффективно распределять нагрузку.
Личные задачи
Проектные задачи
Групповые задачи
Как обновлять статусы
В доске проекта в YouGile все задачи проходят четыре ключевых статуса:
«Операционные» — задачи в плане, запланированные на будущее;
«В работе» — текущие задачи, над которыми работает специалист (обязательно указан ответственный и дедлайн); после завершения исполнитель отмечает задачу как выполненную и перемещает её в статус «Согласование»;
«Согласование» — задача переданная на проверку руководителю или проджект-менеджеру;
«Завершённые» — задача принята и утверждена.
! Если задача выполнена некорректно или не до конца, её могут вернуть в статус «В работе» для доработки.
Как пользоваться описаниями к задаче
Каждая задача в YouGile должна сопровождаться полным описанием — это снижает количество уточнений и исключает переделки. Идеальная задача включает в себя:
- понятный заголовок, отражающий суть;
- подробное текстовое описание с целями и ожидаемым результатом;
- графическое пояснение (скриншот, макет, пример);
- ссылку на релевантные документы, брифы или источники.
Такой формат обеспечивает чёткое понимание задачи и повышает качество её выполнения.
Как пользоваться чатом к задаче
Все операционные или уточняющие вопросы по задаче следует обсуждать прямо в её чате. При этом обязательно упоминайте ответственного сотрудника через @, чтобы он получил уведомление и оперативно увидел ваш запрос.
Доски проекта
В каждом проекте используются доски по услугам, содержащие актуальные шаблоны задач — они регулярно обновляются по мере уточнения процессов и улучшения качества. Эти шаблоны являются обязательным стандартом выполнения работ: пропускать или игнорировать задачи из них недопустимо, даже если они кажутся очевидными или незначительными.